1. Rekisterinpitäjä
Talousvahvistus Oy, Pispalan valtatie 91, 33270 Tampere
toimisto@talousvahvistus.fi
2. Rekisterin nimi
Talousvahvistus Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri.
3. Henkilötieto
Henkilötietoja ovat kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot. Tunnistettavissa oleva luonnollinen henkilö on henkilö, joka voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti tunnisteiden, kuten nimen, osoitteen, henkilötunnuksen, liittymänumeron, IP-osoitteen, sijaintitiedon, verkkotunnisteen, välitystietojen tai viestin sisällön perusteella taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.
4. Yleisesti
Talousvahvistus Oy käsittelee henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Tässä tietosuojakäytännössä selvitetään tarkemmin, miten käsittelemme rekisteröityjä henkilötietoja.
5. Käyttötarkoitukset
Keräämämme henkilötiedot voivat olla luonteeltaan erilaisia riippuen käytetyistä palvelusta ja sopimuksesta, joka koskee palveluita. Kerättyjä henkilötietoja käytetään seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- Asiakassuhteen ja sovittujen toimeksiantojen hoitaminen, palvelujen tuottaminen, kehittäminen ja niiden laadunvarmistus
- Liiketoiminnan kehittäminen
- Lakiin perustuvien velvoitteiden sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden täyttäminen
- Mielipide- ja markkinatutkimukset sekä markkinoinnin ja mainonnan kohdentaminen
- Suoramarkkinointi
Lisäksi laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä asettaa kaltaisellemme toimijalle velvollisuuden estää rahanpesua ja terrorismin rahoittamista ja edistää niiden paljastamista ja tutkintaa. Tämän toteuttamiseksi laissa asetetaan velvollisuus tunnistaa asiakkaat sekä selvittää näiden liiketoimintaa ja omistusta koskevia tietoja. Näin saatuja tietoja voidaan lain mukaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen.
6. Millaisia henkilötietoja keräämme
Keräämme seuraavia henkilötietoja:
Asiakastiedot
Asiakastiedot ovat yleensä nimi, osoite, puhelinnumero, organisaatio/yritys ja sähköpostiosoite. Kerättäviin tietoihin voi sisältyä myös tietoja asiakkaisiin liittyvistä palveluista, kuten tilauksista ja omistusyhteyksistä eri yrityksissä. Joissakin tapauksissa keräämme myös muita asiakaskohtaisia tietoja, joita tarvitsemme voidaksemme tarjota asiakkaalle oikeaa palvelua ja täyttääksemme sopimuksemme.
Toimeksiantojen yhteydessä saatamme lisäksi käsitellä asiakasyritysten palkansaajia, johtoa ja osakkaita koskevia muita tietoja, kuten henkilötunnuksia sekä osakkuuksiin liittyviä tietoja ja palkka-, eläke-, pankkiyhteys- ja verotustietoja.
Erityiset henkilötietoryhmät
Tilintarkastukseen liittyvien toimeksiantojen tai muiden toimeksiantojen yhteydessä saatamme käsitellä asiakasyritysten työntekijöitä, johtoa ja osakkaita koskevia erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten sairauspoissaoloja, terveystietoja ja ammattiyhdistysjäsenyystietoja.
7. Kuinka keräämme henkilötietoja
Keräämme henkilötietoja, jotka annetaan meille suullisesti, sähköpostitse, verkon kautta ja vastaavilla muilla tavoilla. Tietoja kerätään myös asiakkaan valtuuttamilta yhteistyökumppaneilta, kuten tilitoimistolta tai kirjanpitäjältä. Sähköisiä lokitiedostoja ja tietoja kerätään automaattisesti, kun palveluitamme käytetään. Voimme kerätä henkilötietoja muista ulkoisista lähteistä, kuten julkisesti saatavilla olevista henkilörekistereistä ja muista rekistereistä, joita käytetään esimerkiksi luottokelpoisuusarviointiin. Voimme kerätä henkilötietoja, jotka syntyvät, kun markkinapaikkojamme tai digitaalisia palveluitamme käytetään (kuten evästeitä).
8. Milloin voimme kerätä henkilötietoja
Henkilötietojen käsittelylle on oltava oikeusperuste. Tämä tarkoittaa, että vähintään yhden seuraavista ehdoista on täytyttävä, jotta voimme käsitellä henkilötietoja:
- Sopimus: Tietoja tarvitaan, jotta voimme perustaa asiakkuuden tai täyttää tehdyn sopimuksen.
- Lakisääteinen velvoite: Tietoja tarvitaan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.
- Oikeutetut edut: Tietoja tarvitaan suoramarkkinointiin tai liiketoiminnan kehittämiseen rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tai palvelujen tarjoaminen potentiaaliselle asiakkaalle perustuu oikeutettuun etuun.
- Suostumus: Asiakkaan antama aktiivinen suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Esimerkki tällaisesta on esimerkiksi tietojen täyttäminen verkkolomakkeessa, tietojen pyytäminen sähköpostitse tai myöntävä vastaus siihen, että saamme lähettää tietoja. Suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa.
9. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja
Henkilötiedot säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai asiakaspalvelun kehittämiseksi tai niin kauan kuin niitä lainsäädännön mukaan on tarpeen säilyttää.
10. Kenelle voimme luovuttaa henkilötietoja
Saatamme käyttää alihankkijoita tilattujen palvelujen tai niiden osan toteuttamiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilötietoja voidaan lähettää ulkopuolisille toimijoille asiakkaan tilaamien palvelujen suorittamiseksi. Tietoja saatetaan luovuttaa ulkopuolisille toimijoille myös liittyen esimerkiksi tilausten toimittamiseen asiakkaalle tai mikäli tekniset ratkaisut sitä vaativat. Kun henkilötietoja jaetaan tällaisten tahon kanssa, yritysten välillä allekirjoitetaan tietojenkäsittelysopimus, jossa määrätään, miten henkilötietoja käsitellään. Tietojen käsittelijänä toimiva yritys ei saa käyttää henkilötietoja muuhun kuin siihen tarkoitukseen, jota varten sille on annettu pääsy tietoihin.
Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.
Tietoja ei ilman erillistä ilmoitusta tai asiakkaan erillistä pyyntöä luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada tietoa
Henkilö voi pyytää maksutta (kerran vuodessa) rekisteristä otteen, josta käy ilmi, minkä tyyppisiä tietoja henkilöstä on rekisteröity.
Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä, ja jos emme pysty täyttämään pyyntöä, esitämme perustelut tälle. Tietoja luovutetaan vasta tunnistamisen jälkeen.
Oikaisuoikeus
Henkilötiedot on oikeus saada oikaistuksi ja täydennettyä asiaankuuluvilla tiedoilla, jos henkilö pitää hallussamme olevia tietoja virheellisinä tai riittämättöminä. Henkilöllä on aina oikeus pyytää tietoja siitä, kenelle tietoja on luovutettu.
Oikeus tietojen poistamiseen
Henkilötiedot on oikeus saada poistettua ilman aiheetonta viivytystä. Poikkeuksena ovat henkilötiedot, jotka on säilytettävä lainsäädännön perusteella. Henkilötietojen poistamista voidaan pyytää, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
- Jos tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä on käsitelty
- Jos käsittely perustuu yksinomaan suostumukseen ja se peruutetaan
- Jos käsittely tapahtuu suoramarkkinointitarkoituksiin ja tietojen käsittelyä vastustetaan
- Jos sellaista tietojenkäsittelyä vastustetaan, joka tapahtuu oikeutettujen etujen jälkeen, eikä ole olemassa oikeutettuja syitä, jotka ovat etujasi tärkeämpiä
- Jos henkilötietoja ei ole käsitelty laillisesti
- Jos poistaminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi
Oikeus rajoituksiin
Myös henkilötietojen käsittelyn väliaikaista rajoittamista voidaan vaatia. Käsittelyä voidaan rajoittaa seuraavissa tilanteissa:
- Kun henkilö uskoo, että henkilötiedot ovat virheellisiä, ja meiltä on pyydetty niiden oikaisua. Tämän jälkeen meitä voidaan pyytää rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä sillä aikaa, kun tarkistamme tietojen oikeellisuuden.
- Jos tietojenkäsittely on lainvastaista, mutta henkilö vastustaa henkilötietojensa poistamista ja pyytää sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
- Jos emme enää tarvitse henkilötietoja käsittelytarkoituksiimme, mutta henkilö tarvitsee niitä oikeudellisten vaateiden laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.
- Jos henkilö on vastustanut henkilötietojen käsittelyä, hän voi pyytää, että tietojen käyttöä rajoitetaan tutkinnan ajaksi.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Henkilötiedot on oikeus saada, jotta niitä voidaan käyttää muualla, esimerkiksi toisen palveluntarjoajan toimesta. Meidän on helpotettava tällaista siirtoa ja toimitettava meille toimitetut tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, kuten tekstitiedostona tai vastaavassa muodossa.
Tietojen siirrettävyyttä voidaan pyytää, jos käsittelemme henkilötietoja suostumuksen perusteella tai jos käsittelemme henkilötietoja asiakkaan tai henkilön kanssa tehdyn sopimuksen perusteella. Oikeutta tietojen siirrettävyyteen ei kuitenkaan sovelleta, jos käsittelemme näitä tietoja oikeutetun edun tai lakisääteisen velvoitteen perusteella.
Oikeus vastustaa
Jos käsittelemme henkilötietoja oikeutettujen etujen perusteella, tietojen käsittelyä on aina oikeus vastustaa. Tällöin henkilön on määritettävä, mitä käsittelyä vastustaa, ja meidän on lopetettava henkilötietojen käsittely tai osoitettava, että käsittelylle on oikeutetut perusteet.
Jos henkilötietoja käytetään suoramarkkinointiin, henkilöllä on aina oikeus vastustaa käsittelyä milloin tahansa. Jos suoramarkkinointia vastustetaan, tietoja ei saa enää käsitellä kyseiseen tarkoitukseen.
Oikeus tehdä valitus
Jos henkilö uskoo, että käsittelemme henkilötietoja sovellettavien säännösten vastaisesti, ota meihin yhteyttä mahdollisimman pian, jotta voimme korjata virheellisen käsittelyn. Asiasta voidaan myös tehdä valitus kansalliselle valvontaviranomaiselle, joka päättää tarkastuksen suorittamisesta.
Oikeus vaatia vahingonkorvausta
Jos henkilölle on aiheutunut vahinkoa siitä, että henkilötietoja on käsitelty yleisen tietosuoja-asetuksen vastaisesti, henkilöllä voi olla oikeus saada korvausta käsittelyyn osallistuneelta rekisterinpitäjältä tai henkilötietojen käsittelijältä.
Henkilötietojen käsittelijä voi olla vahingonkorvausvelvollinen, jos se on rikkonut erityisesti henkilötietojen käsittelijöitä koskevia sääntöjä tai käsitellyt henkilötietoja rekisterinpitäjän ohjeiden vastaisesti.
Jos henkilölle on aiheutunut vahinkoa, voidaan myös vahingonkorvauskanne nostaa.
Jos haluat käyttää jotain näistä oikeuksistasi, ota meihin yhteyttä:
Talousvahvistus Oy, Pispalan valtatie 91, 33270 Tampere.
toimisto@talousvahvistus.fi
(kirjoita otsikoksi ”Tietosuoja”)
12. Rekisterin suojaus
Sähköiset tiedot on suojattu asianmukaisesti palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen
käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja
tehtävissään.
Tämän tietosuojakäytännön muutokset
Talousvahvistus Oy pidättää oikeuden tehdä ajoittain muutoksia tähän tietosuojakäytäntöön.